クラウド会計を入れたのに、経理が楽にならない理由

楽にならない原因は、ソフトではなく「流れ」にある

クラウド会計を導入しても手間が減らない場合、まず疑いたいのは、ソフトの機能ではなく、お金と書類の流れそのものです。従来の会計ソフトとクラウド会計の違いは、入力の作業を「人が一から打ち込む」形から、「取り込まれたデータを人が確認して確定する」形に変える点にあります。

従来の会計ソフト	通帳や領収書を見ながら、人が1件ずつ仕訳を入力する
クラウド会計	口座やカードの明細が自動で取り込まれ、人は内容を確認して登録する

この「確認して登録する」形がうまく回るためには、取り込まれる明細が事業の取引だけで構成されていること、そして明細ごとに根拠となる書類が手元にそろっていることが前提になります。個人の支出が混ざっていたり、領収書がどこにあるか分からなかったりすると、確認のたびに手が止まり、結局は従来と同じか、それ以上の手間がかかってしまいます。

つまり、クラウド会計で経理を楽にするというのは、ソフトの操作を覚えることではなく、ソフトに流れ込むデータの「入口」と、それを処理する「手順」を整えることだといえます。以下のPOINTでは、その入口と手順を順に見ていきます。

口座とカードの連携：事業用を分けて、すべてつなぐ

クラウド会計の効果を最も大きく左右するのが、銀行口座とクレジットカードの連携です。ここが中途半端なままだと、自動で取り込まれる明細と、手で入力しなければならない取引が混在し、二度手間や計上漏れの原因になります。

事業用の口座とカードを分ける

最初に整えておきたいのは、事業用と個人用の口座・カードを完全に分けることです。個人の支出が混ざった口座を連携すると、取り込まれた明細のたびに「これは事業の取引か」を判断しなければならず、自動化の効果が大きく損なわれます。法人であれば、会社の口座から個人的な支払いをすると、役員への貸付金などの処理が必要になる場合もあります。

事業で使う口座・カードは、すべて連携する

事業用の口座やカードが複数ある場合は、すべてを連携しておくことが大切です。一部だけを連携し、残りを手入力で補う運用にすると、どの取引が入力済みかを人が覚えておく必要が生じます。決済サービスや電子マネーなども、連携できるものはつないでおくと、取り込みの漏れを減らせます。

支払い方法や購入先も、連携のしやすさで選ぶ

もう一歩進めるなら、日々の支払い方法や購入先そのものを、クラウド会計と連携しやすいものに寄せていくという考え方もあります。たとえば、備品や消耗品をECサイトで購入する場合、会計ソフトと連携できるサイトを使えば、購入明細や領収書のデータまで取り込める場合があります。カードの明細だけでは「何を買ったのか」が分からず、後から領収書を探すことになりがちですが、購入先と連携していれば、その手間を省くことができます。

決済手段も同様です。同じ支払いでも、連携できない決済サービスを使えば手入力が必要になり、連携できる法人カードや口座振込にまとめれば自動で取り込まれます。経理の手間を減らすというと、ソフトの設定ばかりに目が向きがちですが、「どこで買い、どう払うか」をクラウド会計に合わせて選ぶことが、実は最も効果の大きい工夫のひとつです。

連携が止まっていないかを確認する

口座やカードの連携は、金融機関側の仕様変更や、一定期間ごとの再認証が必要になるなどの理由で、知らないうちに止まっていることがあります。数か月分の明細がまとめて取り込まれていなかった、ということも珍しくありません。月に一度は、すべての口座の明細が最新の日付まで取り込まれているかを確認する習慣をつけておくと安心です。

自動登録のルール：便利な機能ほど、誤りも量産する

多くのクラウド会計には、取り込んだ明細の摘要や金額をもとに、勘定科目や取引先を自動で判定し、そのまま登録まで行う機能があります。うまく使えば作業量を大きく減らせる一方で、設定を誤ると、間違った仕訳を毎月自動で作り続けることにもなります。

ルールは「確実に同じ処理になるもの」に絞る

自動登録に向いているのは、毎月同じ相手に同じ内容で支払う取引です。家賃、通信費、会計ソフトの利用料、借入金の返済などがその例です。一方、同じ店舗でも、事業用の消耗品を買うこともあれば、取引先との打合せで飲食をすることもあるような取引は、内容によって勘定科目が変わります。こうした取引にまで一律のルールを設定すると、誤った科目のまま登録されてしまいます。

「登録まで自動」と「候補の表示まで」を使い分ける

ソフトによっては、ルールに合致した明細を自動で登録まで済ませるか、科目の候補を示すだけにとどめて人の確認を待つかを選べる場合があります。内容が確実に決まっている取引は登録まで自動に、判断が必要な取引は候補の表示までにしておくと、手間を減らしながら誤りを防ぐことができます。

ルールは定期的に見直す

取引先が変わったり、契約内容が変わったりすると、以前に作ったルールが現在の実態と合わなくなることがあります。消費税の税区分が改正で変わった場合も同様です。半年に一度、あるいは決算の前など、時期を決めて自動登録のルールを一覧で見直しておくと、誤りが積み重なるのを防げます。

証憑の取込み：明細と書類を、その場で結びつける

明細の取込みが自動になっても、その根拠となる請求書や領収書の管理が追いついていなければ、経理は楽になりません。月末にまとめて領収書を探し、どの明細に対応するのかを照らし合わせる作業は、クラウド会計を使っていても大きな負担になります。

受け取ったら、その日のうちに取り込む

多くのクラウド会計には、スマートフォンで撮影した領収書や、メールで届いた請求書のPDFを取り込む機能があります。取り込んだ書類は、対応する明細と紐づけて保存できるため、後から「この支出の根拠はどれか」をすぐに確認できます。ポイントは、受け取ったその日のうちに取り込むことです。財布や机の引き出しにためてしまうと、紛失のリスクも高まります。

電子で受け取ったものは、電子のまま保存する

メールやWebサイトで受け取った請求書や領収書は、電子帳簿保存法により、原則として電子データのまま保存することが求められています。クラウド会計の証憑保存の機能を使えば、保存の要件を満たしながら、仕訳との紐づけまで一度に済ませられる場合があります。ただし、ソフトに取り込んだだけで自動的に要件を満たすとは限らないため、保存の方法やルールはあらかじめ確認しておく必要があります。制度の詳しい内容は、インボイス後の請求書、紙のままで大丈夫？の記事で整理しています。

紙で受け取ったものは、取り込んだ後の扱いを決めておく

紙で受け取った領収書を撮影して取り込んだ場合、原本の紙をどう扱うかも決めておきたいところです。一定の要件を満たしたスキャナ保存の運用をしていれば、原本を廃棄できる場合もありますが、要件を満たしていない場合は、紙の原本も保存しておく必要があります。迷う場合は、月ごとの封筒やファイルにまとめて保管しておくのが確実です。

現金と立替は、自動化の「穴」になりやすい

口座やカードの明細は自動で取り込まれますが、現金での支払いや、経営者個人のカードで立て替えた経費は、どこからも自動で取り込まれません。クラウド会計の運用がうまくいっていない会社では、この部分が未処理のまま残っていることがよくあります。

現金での取引を、できるだけ減らす

最も効果的なのは、現金での支払いそのものを減らすことです。事業の支払いは、可能な限り事業用の口座振込や法人カードにまとめる。現金が必要な場面があれば、引き出した金額と使いみちを記録に残す。それだけで、手で入力しなければならない取引は大きく減ります。

立替経費は、精算の日を決める

経営者や従業員が立て替えた経費は、立て替えた事実をその都度登録し、月に一度など決まったタイミングでまとめて精算するのが基本です。精算を後回しにしていると、法人であれば役員借入金などの残高が積み上がり、どの支払いがいくら残っているのかが分からなくなります。立替精算の仕訳や運用の流れについては、社長のお金と会社のお金、混ぜていませんか？の記事で詳しく触れています。

月次の締め方：「未処理ゼロ」の日を決める

クラウド会計の明細は、放っておいても毎日取り込まれ続けます。だからこそ、どこかで区切りをつけて処理を終える日を決めておかないと、未処理の件数は増える一方になります。経理が楽になっている会社に共通しているのは、毎月の締めの手順が決まっていることです。

• すべての口座・カードの明細が、月末の日付まで取り込まれている
• 未処理の明細が残っていない
• すべての支出に、証憑が紐づいている
• 現金・立替の取引が登録され、精算が済んでいる
• 試算表で、預金残高が通帳やWeb明細の残高と一致している

毎月、同じ日に同じ手順で

たとえば「翌月10日までに前月分の締めを終える」と決めておけば、処理がたまることはなくなります。1回あたりの作業量も小さくなるため、内容の確認に時間をかけられるようになります。月に一度まとめて処理するよりも、週に一度、明細の確認と証憑の取込みだけを済ませておく形のほうが、負担が分散されてより楽になる場合もあります。

締めた数字を、経営の判断に使う

月次の締めが毎月同じ時期に終わるようになると、試算表を経営の判断に使えるようになります。今月の利益はどうだったか、手元の資金は足りているか。数字が早く確定するほど、次の手を打つまでの時間に余裕が生まれます。月次の数字をもとにお金の流れを把握する方法については、資金繰り表の作り方の記事も参考にしてください。

誰が、どこまでやるかを決めておく

クラウド会計は、経営者、経理担当者、顧問税理士が同じデータを同時に見られる点に大きな特徴があります。その反面、誰がどの作業を担当するのかが決まっていないと、同じ明細を二人が処理してしまったり、逆に誰も手をつけないまま放置されたりすることがあります。

経営者・担当者	証憑の取込み、立替の登録、取引の内容が分かる明細の確認
顧問税理士	勘定科目や税区分の確認、自動登録ルールの点検、決算・申告に向けた整理

分担の形は会社によってさまざまですが、大切なのは、取引の中身を一番よく知っている人が、その情報を残すことです。「この支出は何のためのものか」は、後から税理士が明細を見ても分からないことが多く、取引をした本人がメモを添えておくだけで、確認の手間は大きく減ります。

また、クラウド会計では、利用者ごとに閲覧や編集の権限を設定できる場合があります。担当者が増えてきたら、誰がどの範囲を操作できるのかを整理しておくと、誤った操作や不正のリスクを抑えることにもつながります。

クラウド会計は、導入した日がゴールではなく、運用を整えた日から本当の効果が出始める道具です。入口と手順と分担。この3つを一度見直すだけで、毎月の経理にかかる時間は変わってくるはずです。