インボイス後の請求書、紙のままで大丈夫？

まず整理：電子帳簿保存法は3つに分かれている

混乱の原因の多くは、電子帳簿保存法がひとつの決まりだと思われている点にあります。実際には、大きく3つの区分に分かれており、義務であるものと任意であるものが混在しています。

電子帳簿等保存 (任意)	会計ソフトで作成した帳簿や決算書を、電子データのまま保存する方法です。紙に印刷して保存することも引き続き可能とされています。
スキャナ保存 (任意)	紙で受け取った請求書や領収書をスキャンし、画像データとして保存する方法です。原本の紙を廃棄できる点にメリットがありますが、採用するかどうかは事業者の判断に委ねられています。
電子取引データ保存 (義務)	メールやウェブサイトを通じて電子的にやり取りした請求書等を、電子データのまま保存するものです。こちらは原則として義務とされています。

つまり、対応が必須なのは3つめだけということになります。紙で受け取ったものを紙のまま保存する運用は、引き続き認められています。「すべてを電子化しなければならない」わけではない、という点をまず押さえておくと、対応の見通しが立てやすくなります。

「電子取引」に該当するのはどんな場面か

では、義務の対象となる電子取引とは、具体的にどのようなやり取りを指すのでしょうか。日常業務のなかでは、次のような場面が該当し得ます。

• 取引先からメールにPDFの請求書が添付されて届いた
• ネット通販の購入履歴画面から領収書をダウンロードした
• クラウドサービスの管理画面から利用料金の明細を取得した
• 自社が発行した請求書を、PDFにしてメールで送信した
• チャットツールで見積書や請求書のデータを受け取った

お気づきかと思いますが、受け取る側だけでなく、発行する側も対象です。自社が送信した請求書のデータについても、保存が必要になります。「送ったものは相手が持っているから」ではなく、控えを電子データで残しておく必要がある、ということです。

保存の要件は「真実性」と「可視性」の2本立て

電子取引データは、単にパソコンのフォルダに入れておけばよいわけではなく、一定の要件を満たして保存することが求められています。要件は大きく2つの柱に整理できます。

真実性の確保 ― 後から改ざんできない状態にする

データが途中で書き換えられていないことを担保するための要件です。次のいずれかの措置を講じることとされています。

• タイムスタンプが付与されたデータを受け取る、または付与して保存する
• 訂正や削除の履歴が残る、あるいは訂正削除ができないシステムで保存する
• 訂正削除の防止に関する事務処理規程を定めて、それに沿って運用する

特別なシステムを導入していない事業者にとって現実的なのは、3つめの事務処理規程を整える方法です。国税庁がサンプルを公表していますので、それを自社の実情に合わせて修正し、備え付けたうえで運用するという進め方が一般的です。

可視性の確保 ― 求められたときにすぐ出せる状態にする

もうひとつは、税務調査などの際に、必要なデータをすぐに探し出して確認できる状態にしておくという要件です。パソコンやディスプレイ、プリンタ等を備え付けておくことに加え、取引年月日・取引金額・取引先という3項目で検索できるようにしておくことが求められています。

小規模な事業者には、緩和措置がある

検索要件と聞くと、専用のシステムが必要だと感じられるかもしれません。しかし、規模の小さい事業者については、要件が緩和される取扱いが設けられています。

基準期間の売上高が一定額以下である場合などには、税務職員からのダウンロードの求めに応じることができるようにしておけば、検索機能の確保そのものは不要とされる取扱いがあります。この基準額は改正により見直されてきた経緯がありますので、自社が該当するかどうかは、最新の内容をご確認いただくのが確実です。

さらに、猶予措置も設けられている

加えて、保存要件に従って保存することができなかったことについて相当の理由があると認められ、かつ、データのダウンロードの求めと出力書面の提示・提出の求めの双方に応じることができる場合には、保存要件を満たしていなくても、電子データの保存が認められるという猶予措置が設けられています。

ただし、これはあくまで電子データそのものは保存していることが前提の措置です。「紙に印刷したので、元のデータは削除した」という運用までが認められるものではない点に注意が必要です。

インボイス制度との関係を整理する

電子帳簿保存法とインボイス制度は、それぞれ別の法律に基づく制度ですが、請求書という同じ書類を扱うため、実務では重なり合います。

消費税の仕入税額控除を受けるためには、原則として帳簿および請求書等の保存が要件とされています。そして、適格請求書は紙で交付することも、電磁的記録(電子インボイス)として提供することも認められています。

ここで整理しておきたいのが、次の関係です。電子インボイスを受け取った場合、それは消費税法上の保存対象であると同時に、電子帳簿保存法上の電子取引にも該当することになります。つまり、電子で受け取った適格請求書は、電子データのまま保存する必要があるということです。

「インボイスだから印刷して原本として保管しておこう」という発想は、かえって要件を満たさない結果につながりかねません。電子で受け取ったものは電子のまま、という原則で運用を組み立てるほうが、結果として整理しやすくなります。

保存期間にも注意

これらの書類の保存期間は、原則として7年間とされています。法人で欠損金が生じた事業年度については、より長い保存期間が定められている場合もあります。数年後に必要になる可能性を踏まえると、担当者の個人フォルダではなく、事業として管理された場所に保存しておくことが望ましいといえます。

紙で受け取ったものは、どうすればよいか

取引先から郵送で届く請求書や、店舗で受け取るレシート。これらは電子取引には該当しませんので、紙のまま保存する運用で問題ありません。

一方で、紙とデータが混在すると、「あの請求書はどこにあるのか」を探すのに時間がかかるようになります。そこで検討されるのが、任意の制度であるスキャナ保存です。紙で受け取った書類をスキャンして電子データとして保存し、一定の要件を満たせば原本の紙を廃棄できるという仕組みです。

スキャナ保存についても、解像度や階調、入力期間、訂正削除履歴の確保といった要件が定められています。要件は改正により段階的に緩和されてきましたが、採用するのであれば、社内の運用ルールとあわせて設計しておく必要があります。

すべてを一度に変える必要はありません。まずは義務である電子取引データの保存を確実にし、そのうえで、紙の量や保管スペースの負担を見ながら、スキャナ保存の採用を検討するという順序が現実的です。

クラウド会計を使うと、何が変わるか

freeeやマネーフォワードといったクラウド会計サービスには、電子帳簿保存法への対応を前提とした証憑の保存機能が用意されています。これらを使うことで、保存の要件を満たしながら、日々の経理作業そのものを軽くできる可能性があります。

証憑の保存	受け取ったPDFをアップロードし、取引年月日・金額・取引先の情報とともに管理できます。検索要件への対応がしやすくなります。
仕訳との紐づけ	保存した証憑を仕訳データに紐づけられるため、「この経費の根拠となる請求書はどれか」がすぐに確認できるようになります。
明細の自動取込	銀行口座やクレジットカードの明細を自動で取り込めるため、入力の手間と入力ミスの双方を減らせます。
顧問税理士との共有	同じ画面を見ながら確認できるため、資料の受け渡しにかかる時間が不要になります。

導入にあたっては、法令の要件を満たしていることを示す認証を受けているかどうかも、選定の目安のひとつになります。もっとも、ソフトを導入しただけで自動的に要件を満たすわけではなく、誰が、いつ、どのように保存するのかという運用のルールを決めておくことが欠かせません。

逆にいえば、そこさえ整えてしまえば、日々の作業は確実に楽になります。設立初期の取引量が少ないうちに仕組みを作っておくほうが、後から移行するよりもはるかに負担が小さくて済みます。